Aan het woord is Baukje Vrieswijk, Manager Publiek & Informatie SCHUNCK*.

‘‘ Sinds we Biblio Monitor hebben ingevoerd hebben we altijd een actueel overzicht van het gemaakte jaarplan, opgedeeld naar speerpunten en projecten en activiteiten. ’’

De bijbehorende projectleiders leggen in Biblio Monitor regelmatig de voortgang van de activiteiten vast en evalueren de resultaten en opbrengsten. Projecten die we over de jaren heen willen voortzetten kunnen we gemakkelijk kopiëren naar het volgende jaar en zo doorlopend blijven monitoren.

Aan het eind van het jaar 2016 hadden we zo met een redelijk eenvoudige druk op de knop een uitgebreid jaarverslag op de vooraf ingevoerde thema’s. Door deze in Word te genereren konden we alles daarna naar eigen inzicht nog verder opmaken en rangschikken. Het maken van het inhoudelijke jaarverslag was daarmee een relatief kleine klus geworden. Daarnaast gebruiken we Biblio Monitor ook om de meest actuele versie van alle officiële en relevante beleidsstukken op te slaan.

‘‘ De geordende manier van werken heeft ons zeer goed geholpen bij de voorbereiding op de audit in 2017. ’’

We hebben ook de auditoren toegang gegeven tot onze Biblio Monitor. Alles stond zo handig op één plaats en het voorkwam dat we, zoals in vorige certificeringsrondes, veel losse stukken moesten uitwisselen of klaarleggen.

‘‘ Het stuurteam van SCHUNCK*bibliotheek is zeer tevreden met deze tool. ’’

Bibliotheken die werken met Biblio Monitor hebben een online omgeving die hen helpt om krachtige werkplannen te maken. De ingezette projecten worden planmatig via de cirkel van Deming (Plan-Do-Check-Act) doorlopen en geborgd. Dat is al heel fijn, maar… hoe inspirerend kan het worden als deze bibliotheken elkaar binnen Biblio Monitor weten te vinden en gaan samenwerken? Het kan en gebeurt inmiddels in toenemende mate tussen de bibliotheken.

Projecten van collega-bibliotheken direct doorgevoerd binnen eigen jaarplan

Binnen Biblio Monitor zijn duizenden SMART geformuleerde projecten beschikbaar. Voordat een bibliotheek start met het maken van een plan kan door het invoeren van een titel eerst gekeken worden of er andere bibliotheken zijn die een dergelijk project al eerder hebben doorlopen. Door te linken met de betreffende  bibliotheek kunnen over en weer zowel documenten als projecten bij elkaar worden opgehaald. Projecten van collega-bibliotheken worden direct doorgevoerd binnen het eigen jaarplan, waar het passend gemaakt kan worden voor de eigen situatie. Bibliotheken bouwen op deze manier aan hun eigen netwerk van kwaliteit. De netwerken ontstaan op een organische wijze. Bibliotheken van grote steden hebben te maken met een andere dynamiek dan de kleinere bibliotheekorganisaties in de buitengebieden. Elke bibliotheek kiest zelf zinvolle partners.

Daarnaast zijn er in Nederland ook bibliotheken die tot een regionaal intern netwerk behoren. Bij het instellen van Biblio Monitor wordt hier al rekening mee gehouden.

Biblio Monitor en certificering  

Binnen Biblio Monitor is ook een documentenomgeving opgenomen met werkvelden en beleidsonderwerpen die corresponderen met de certificeringseisen voor bibliotheken. Dit geeft de bibliotheek de mogelijkheid om relevante documenten geordend een plek te geven.

Door vervolgens eenmalig borgingsprojecten aan te maken werkt de bibliotheek ook cyclisch aan de borging van hun afspraken. Door eenvoudig een inlog voor leesbevoegdheid te verstrekken kan voorafgaand aan de certificering door de  juiste personen een goede inkijk gegeven worden in de beschikbare documenten, het jaarplan en de wijze waarop op cyclische wijze de borging van de kwaliteit plaatsvindt.

Al enkele jaren wordt binnen Nederland door een groeiend aantal bibliotheken gewerkt met Biblio Monitor. In 2015 resulteerde dit in een mantelcontract met de VOB. Op een innovatieve wijze wordt in de web-based omgeving omgegaan met de toenemende planlast. Binnen Biblio Monitor worden de randvoorwaarden die nodig zijn voor een goedlopende bibliotheek slimmer en beter georganiseerd.

Elk project doorloopt op zeer praktische wijze zijn eigen PDCA-cyclus

Biblio Monitor biedt op unieke wijze houvast aan de kwaliteitsontwikkeling binnen bibliotheken. In Biblio Monitor kunnen zowel strategisch meerjarenplannen als jaarplannen worden uitgewerkt in krachtige projecten en borgingstrajecten. Van planning tot uitvoering, evaluatie en borging: elk project doorloopt op zeer praktische wijze zijn eigen PDCA-cyclus.

Vanuit verschillende rollen en functies kunnen projecten middels een toewijzing eenvoudig in een eigen digitale omgeving worden opgepakt. Hierdoor ontstaat overzicht waarbij Biblio Monitor de ingebrachte informatie rechtstreeks opmaakt in een jaarplan en jaarverslag. Ook maakt Biblio Monitor deze informatie voor alle betrokkenen zichtbaar in een visuele planning, samen met relevante documenten zowel op landelijk, regionaal als bibliotheekniveau.

Biblio Monitor gaat verder…

Bibliotheken kunnen binnen het netwerk van gebruikers ook volledige projecten, documenten en andere informatie op een eenvoudige manier uitwisselen. Op deze wijze kunnen bibliotheken elkaar op een krachtige wijze ondersteunen en kan op landelijk niveau expertise uitgewisseld worden.

Het mantelcontract met de VOB heeft ervoor gezorgd dat een licentie van Biblio Monitor voor elke bibliotheek binnen de mogelijkheden ligt.