Begin 2016 hebben wij voor de bibliotheekfunctie van de multifunctionele instelling SCHUNCK* in Heerlen de software van Biblio Monitor geïmplementeerd. De belangrijkste reden hiervoor was dat we met veel projecten tegelijk bezig waren, zonder deze gestructureerd te monitoren of te evalueren. Dit betekende dat we altijd aan het eind van het jaar, bij het maken van het jaarverslag, veel tijd kwijt waren aan het verzamelen van alle relevante informatie over de lopende projecten en actielijnen.
Aan het woord is Baukje Vrieswijk, Manager Publiek & Informatie SCHUNCK*.
‘‘ Sinds we Biblio Monitor hebben ingevoerd hebben we altijd een actueel overzicht van het gemaakte jaarplan, opgedeeld naar speerpunten en projecten en activiteiten. ’’
De bijbehorende projectleiders leggen in Biblio Monitor regelmatig de voortgang van de activiteiten vast en evalueren de resultaten en opbrengsten. Projecten die we over de jaren heen willen voortzetten kunnen we gemakkelijk kopiëren naar het volgende jaar en zo doorlopend blijven monitoren.
Aan het eind van het jaar 2016 hadden we zo met een redelijk eenvoudige druk op de knop een uitgebreid jaarverslag op de vooraf ingevoerde thema’s. Door deze in Word te genereren konden we alles daarna naar eigen inzicht nog verder opmaken en rangschikken. Het maken van het inhoudelijke jaarverslag was daarmee een relatief kleine klus geworden. Daarnaast gebruiken we Biblio Monitor ook om de meest actuele versie van alle officiële en relevante beleidsstukken op te slaan.
‘‘ De geordende manier van werken heeft ons zeer goed geholpen bij de voorbereiding op de audit in 2017. ’’
We hebben ook de auditoren toegang gegeven tot onze Biblio Monitor. Alles stond zo handig op één plaats en het voorkwam dat we, zoals in vorige certificeringsrondes, veel losse stukken moesten uitwisselen of klaarleggen.
‘‘ Het stuurteam van SCHUNCK*bibliotheek is zeer tevreden met deze tool. ’’